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Datenschutzerklärung

Stand: 2026-10-25

1. Datenschutz auf einen Blick

Worum es in dieser Datenschutzerklärung geht

Diese Datenschutzerklärung erklärt, was mit Ihren personenbezogenen Daten in drei Situationen geschieht:

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wer verantwortlich ist

Die Trusq GmbH, Nürnberg, betreibt diese Website und die Plattform Trusq. Unsere Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Verantwortlicher". Für Nachrichten, die Sie einem Unternehmen schicken, das Trusq nutzt, ist dieses Unternehmen verantwortlich; siehe Abschnitt 6.

Wie wir Ihre Daten erheben

Einen Teil der Daten geben Sie uns selbst, etwa im Kontaktformular, bei der Registrierung oder in einer Nachricht. Andere Daten zeichnen unsere Systeme automatisch auf, wenn Sie sie nutzen: den Browser, das Betriebssystem, den Zeitpunkt des Aufrufs und die IP-Adresse. Diese technischen Daten bleiben für kurze Zeit in den Protokollen unserer Server.

Wofür wir Ihre Daten nutzen

Wir nutzen Ihre Daten, um diese Website und die Plattform fehlerfrei zu betreiben, Ihre Anfragen zu beantworten, Verträge zu schließen und zu erfüllen und unseren Kunden Rechnungen zu stellen. Wir werten Ihr Verhalten auf dieser Website nicht aus, setzen keine Werbewerkzeuge ein und verkaufen keine Daten.

Welche Rechte Sie haben

Sie haben das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie können die Berichtigung oder Löschung dieser Daten, die Einschränkung ihrer Verarbeitung und eine Kopie in einem maschinenlesbaren Format verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. Abschnitt 3 erklärt diese Rechte und wie Sie sie ausüben.

Cookies und Tracking

Diese Website zeigt keinen Cookiebanner, weil sie keinen braucht. Die Website setzt keine Cookies, lädt keine Skripte, Schriften oder Bilder von Dritten und nutzt keine Werkzeuge zur Analyse oder für Werbung. Die Plattform Trusq setzt nach der Anmeldung ein einziges Cookie: das Sitzungscookie, das Sie angemeldet hält. Es ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und braucht deshalb keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Einzelheiten stehen in Abschnitt 5.

2. Hosting und Infrastruktur

Hetzner

Alle unsere Systeme laufen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen („Hetzner"): diese Website, die Plattform Trusq (app.trusq.de, api.trusq.de), ihre Datenbank, der Speicher für Dateianhänge und Rechnungen, die Sicherungen und unsere eigenen Mailserver. Die Rechenzentren stehen in Falkenstein und Nürnberg. Die Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/

Hetzner hat nur so weit Zugriff auf die Server, wie der Betrieb es erfordert. Wir haben mit Hetzner einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen (Art. 28 DSGVO). Er verpflichtet Hetzner, die personenbezogenen Daten unserer Besucher und Kunden nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO zu verarbeiten. Durch das Hosting werden keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt. Verschlüsselte Sicherungen unserer Systemkonfiguration, die keine personenbezogenen Daten enthalten, können in anderen Rechenzentren von Hetzner innerhalb der Europäischen Union liegen.

Der Einsatz von Hetzner für diese Website beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und sicheren Darstellung unserer Website. Für die Plattform Trusq beruht er auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn die Plattform ist die Leistung, die wir vertraglich erbringen.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Die Datenübertragung im Internet, etwa bei der Kommunikation per Mail, kann Sicherheitslücken aufweisen; ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung ist, soweit Abschnitt 6 nichts anderes sagt:

Trusq GmbH
Lohestraße 31
90425 Nürnberg
Deutschland

Telefon: +49 1522 8994275
Mail: privacy@trusq.de

Handelsregister: Amtsgericht Nürnberg, HRB 46174. Geschäftsführer: Orestis Madianos, Stefan Döllner.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie der Zweck es erfordert, zu dem wir sie erhoben haben, oder wie das Gesetz uns zur Aufbewahrung verpflichtet. Entfällt der Zweck und besteht keine Aufbewahrungspflicht, löschen wir die Daten. Die Fristen sind:

Löschung in zwei Phasen. Erreichen Daten in der Plattform das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist oder wird eine Löschung beantragt, geschieht die Löschung in zwei Phasen. Zuerst werden die persönlichen Kennungen und Kontaktdaten sofort durch Platzhalter ersetzt, sodass der Datensatz keiner Person mehr zugeordnet ist. Etwa 30 Tage später entfernt ein automatischer Vorgang die verbleibenden Daten endgültig, einschließlich der zugehörigen Tickets und Nachrichten. Sicherungen werden spätestens nach weiteren 30 Tagen überschrieben.

Rechtsgrundlagen

Sofern Sie in eine Verarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beziehungsweise Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO betroffen sind. Eine Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Müssen wir Ihre Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeiten, ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung kann auch auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Umfasst eine Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät, beruht die Verarbeitung zusätzlich auf § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Rechtsgrundlage der einzelnen Verarbeitungen nennen die folgenden Abschnitte.

Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur dann an andere weiter, wenn das zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, das Gesetz uns dazu verpflichtet, wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO haben oder eine andere Rechtsgrundlage es erlaubt. Auftragsverarbeiter handeln auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und nur nach unseren Weisungen. Die Empfänger sind:

Wir nutzen keinen Dienst eines Dritten zur Analyse, zur Fehlererfassung oder zur Überwachung. Die Überwachung unserer Systeme läuft auf unseren eigenen Servern.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Verarbeitungen sind nur mit Ihrer Einwilligung möglich. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit formlos widerrufen, etwa per Mail an privacy@trusq.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Widerspruch aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen; das gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage einer Verarbeitung entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Werden Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verarbeitet, haben Sie jederzeit das Recht, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen; das gilt auch für ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet. Derzeit versenden wir keine Werbemails. Sollten wir damit beginnen, enthält jede solche Mail einen Abmeldelink, und Sie können jederzeit per Mail an privacy@trusq.de mit dem Betreff „Widerspruch Werbung" widersprechen.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die für die Trusq GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

Recht auf Datenübertragbarkeit

Nach Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten und die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder, soweit technisch machbar, an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen. Richten Sie Ihre Anfrage an privacy@trusq.de. Wir stellen die Daten als JSON oder CSV innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage und Prüfung Ihrer Identität bereit. Betreffen die Daten Nachrichten, die Sie einem Unternehmen geschickt haben, das Trusq nutzt, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen (Abschnitt 6); wir unterstützen es bei der Beantwortung.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Nach Art. 15 bis 17 DSGVO haben Sie jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Verarbeitung sowie, wenn die Voraussetzungen vorliegen, ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Richten Sie Ihre Anfrage an privacy@trusq.de. Wir können Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen, bevor wir antworten, und antworten innerhalb eines Monats. Kunden von Trusq können ihre eigenen Kontodaten in der Plattform berichtigen; die Löschung eines Kontos oder Arbeitsbereichs beantragen sie per Mail. Betreffen Ihre Daten Nachrichten, die Sie einem Unternehmen geschickt haben, das Trusq nutzt, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen (Abschnitt 6).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Nach Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Wenden Sie sich dazu jederzeit an uns. Das Recht besteht in folgenden Fällen:

Haben Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten, von ihrer Speicherung abgesehen, nur mit Ihrer Einwilligung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Verschlüsselung

Diese Website und die Plattform Trusq verschlüsseln alle Verbindungen mit TLS. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" am Anfang der Adresse und am Schlosssymbol in Ihrem Browser. Daten, die Sie uns über eine verschlüsselte Verbindung senden, können auf dem Weg nicht von Dritten mitgelesen werden.

Widerspruch gegen Werbemails

Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird widersprochen. Wir behalten uns rechtliche Schritte im Falle unverlangter Werbung, etwa durch Spam, vor.

4. Diese Website

Protokolldateien des Servers

Rufen Sie eine Seite oder Datei dieser Website auf, zeichnet der Webserver den Aufruf auf: die aufgerufene Seite, den Zeitpunkt, Typ und Version des Browsers, das Betriebssystem, die Seite, von der Sie kamen (Referrer), und die IP-Adresse Ihres Geräts. Wir nutzen diese Protokolle nur, um die Website fehlerfrei zu betreiben, Störungen zu finden und Angriffe abzuwehren. Wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

Die Protokolle liegen auf unseren eigenen Servern und werden an niemanden weitergegeben. Jeder Dienst führt sein Protokoll bis zu einer festen Größe und überschreibt dann die ältesten Einträge; in der Praxis sind Einträge innerhalb von Tagen überschrieben. Protokolle, die einen Sicherheitsvorfall belegen, können bis zur Aufklärung des Vorfalls länger aufbewahrt werden. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse am technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb unserer Website.

Kontaktformular

Schicken Sie uns eine Anfrage über das Kontaktformular, verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort eintragen: Ihren Namen, Ihre Mailadresse, Ihre Telefonnummer, falls Sie sie angeben, den Betreff und Ihre Nachricht. Wir nutzen sie, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Rückfragen zu beantworten. Ohne Ihre Einwilligung geben wir sie nicht weiter.

Ihre Anfrage geht in unserem eigenen Arbeitsbereich auf der Plattform Trusq ein und wird dort wie jede Kundennachricht behandelt (Abschnitt 6 beschreibt die Plattform): Sie wird in unserer Datenbank gespeichert, für unser Team durchsuchbar gemacht, automatisch auf personenbezogene Daten geprüft, damit diese in Übersichten maskiert werden können, und kann von der in Abschnitt 6 beschriebenen KI beantwortet oder vorformuliert werden. Eine von der KI geschriebene Antwort ist als solche gekennzeichnet, und Sie können jederzeit verlangen, dass ein Mensch übernimmt.

Beim Absenden des Formulars bestätigen Sie mit dem Ankreuzfeld, dass Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet werden dürfen. Diese Bestätigung halten wir mit dem Zeitpunkt, der IP-Adresse, von der das Formular abgeschickt wurde, und der Fassung dieser Datenschutzerklärung, die Ihnen angezeigt wurde, als Nachweis fest (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Der Nachweis wird zusammen mit der Anfrage gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft; sonst unser berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); und, soweit das Formular sie abfragt, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Die im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Ihre Anfrage erledigt ist, und höchstens zwölf Monate danach, es sei denn, Sie verlangen früher die Löschung, ein Vertrag folgt oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Anfrage per Mail, Telefon oder Telefax

Kontaktieren Sie uns per Mail, Telefon oder Telefax, speichern und verarbeiten wir Ihre Anfrage einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten (Name, Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Ohne Ihre Einwilligung geben wir diese Daten nicht weiter. Mails an und von Trusq laufen über unsere eigenen Mailserver bei Hetzner in Deutschland; einen externen Maildienst nutzen wir nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft; sonst unser berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern wir sie abfragen. Die Daten verbleiben bei uns, bis Ihre Anfrage erledigt ist, und höchstens zwölf Monate danach, sofern kein Vertrag folgt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Wenn Sie uns per WhatsApp schreiben

Sie erreichen uns auch per WhatsApp. Nachrichten zwischen WhatsApp und Trusq laufen über die WhatsApp Business Plattform der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („WhatsApp Ireland").

Die durchgehende Verschlüsselung von WhatsApp endet, wenn eine Nachricht ein Unternehmen auf der WhatsApp Business Plattform erreicht: WhatsApp Ireland verarbeitet dort Inhalt und Metadaten (etwa Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen und den Zeitpunkt), um die Nachricht zuzustellen. Von dort gelangt Ihre Nachricht in die Plattform Trusq auf unseren Servern bei Hetzner in Deutschland und wird wie eine Anfrage über das Kontaktformular behandelt, einschließlich der in Abschnitt 6 beschriebenen KI. WhatsApp Ireland gehört zum Konzern der Meta Platforms, Inc., USA; eine Verarbeitung durch WhatsApp LLC und Meta Platforms, Inc. in den USA kann stattfinden. Übermittlungen in die USA stützen sich auf das „WhatsApp Business Data Transfer Addendum" mit den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (https://www.whatsapp.com/legal/business-data-transfer-addendum) und auf die Zertifizierung von WhatsApp LLC nach dem Data Privacy Framework zwischen EU und USA (https://www.dataprivacyframework.gov/participant/7735). Die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/#privacy-policy

Für Nachrichten, die Sie uns per WhatsApp schicken, sind wir der Verantwortliche. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und effektiven Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Nachricht einen Vertrag betrifft. Die Inhalte verbleiben bei uns, bis Ihre Anfrage erledigt ist, und höchstens zwölf Monate danach, sofern kein Vertrag folgt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Keine Analyse, keine Plugins sozialer Netzwerke

Diese Website enthält keine Webanalyse, keine Zählpixel und keine eingebetteten Elemente sozialer Netzwerke. Links zu anderen Websites, etwa zu unseren Profilen in sozialen Netzwerken, sind einfache Links; an die andere Seite werden erst Daten übertragen, wenn Sie den Link anklicken.

5. Ihr Konto bei Trusq

Dieser Abschnitt gilt für Personen, die sich auf der Plattform Trusq registrieren, und für die Nutzer, die ein Kunde von Trusq seinem Arbeitsbereich hinzufügt. Für diese Verarbeitungen ist die Trusq GmbH der Verantwortliche.

Registrierung und Anmeldung

Legen Sie auf app.trusq.de einen Arbeitsbereich an, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Mailadresse, die Adresse Ihres Arbeitsbereichs auf der Plattform, Ihre Zeitzone und Ihre Antwort auf die Frage, ob Sie einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen; davon hängt ab, welche Ausgabe von Trusq Sie erhalten. Wir halten fest, dass Sie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Vertrag über Auftragsverarbeitung angenommen und bestätigt haben, als Unternehmer zu handeln, jeweils mit Zeitpunkt und Fassung des Dokuments. An die eingegebene Adresse schicken wir einen Bestätigungslink; über diesen Link schließen Sie die Registrierung ab und legen Ihr Passwort fest. Das Passwort wird nur als Hashwert gespeichert. Nutzer, die in einen bestehenden Arbeitsbereich eingeladen werden, legt der Administrator des Arbeitsbereichs mit Name und Mailadresse an.

Nach der Anmeldung setzt die Plattform ein Sitzungscookie in Ihrem Browser. Es enthält nur eine zufällige Sitzungskennung, wird ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen übertragen, kann von Skripten nicht gelesen werden und erlischt beim Abmelden, spätestens 30 Tage nach der Anmeldung. Es ist für den Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und braucht keine Einwilligung.

Die Plattform führt ein Prüfprotokoll über Anmeldungen und Änderungen an Einstellungen, jeweils mit Zeitpunkt, Nutzer und IP-Adresse. Das Protokoll dient der Sicherheit der Plattform und erlaubt unseren Kunden nachzuvollziehen, wer in ihrem Arbeitsbereich was geändert hat. Es wird zwei Jahre aufbewahrt (siehe „Speicherdauer").

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden und vorvertragliche Maßnahmen) sowie, für das Prüfprotokoll, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Plattform und am Nachweis der Annahme unserer Vertragsdokumente, Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Abrechnung und Zahlung

Unsere Kunden zahlen mit Kreditkarte oder Debitkarte. Die Zahlungen wickelt die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande („Mollie"), ab. Ihre Kartendaten geben Sie auf Seiten ein, die Mollie betreibt; sie gelangen nicht auf unsere Server. Von Mollie erhalten wir eine Kundenkennung, die Kartenmarke und die letzten Ziffern der Karte sowie den Status jeder Zahlung, und wir speichern diese Angaben, um das Abonnement zu verwalten. Mollie verarbeitet Ihre Zahlungsdaten in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzerklärung: https://www.mollie.com/de/privacy

Rechnungen erstellt unser eigenes Abrechnungssystem auf unseren Servern; sie werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert (siehe „Speicherdauer"). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Ihre Inhalte im Arbeitsbereich und die KI

Die Inhalte, die Sie in Ihrem Arbeitsbereich ablegen (Wissensbasis, Dokumente, Anweisungen, Antworten Ihres Teams), verarbeitet die in Abschnitt 6 beschriebene KI, um die Nachrichten Ihrer Kunden zu beantworten: Die Wissensbasis wird mit Hilfe von Mistral AI indexiert, und Antworten, die Ihr Team auf eskalierte Anfragen schreibt, können, wenn Sie das einschalten, als neue Einträge für die Wissensbasis vorgeschlagen werden, die Sie freigeben oder verwerfen. Ihre Inhalte werden nur für Ihren Arbeitsbereich genutzt; sie werden weder zum Trainieren von Modellen verwendet noch anderen Kunden gezeigt.

6. Nachrichten an Unternehmen, die Trusq nutzen

Rollen

Unternehmen nutzen Trusq, um die Nachrichten ihrer Kunden aus Mail, Webformular, WhatsApp, Instagram oder Matrix in einem Posteingang zu bearbeiten. Schreiben Sie einem solchen Unternehmen, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche für Ihre Daten. Wir verarbeiten Ihre Daten nur in dessen Auftrag und nach dessen Weisung auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Welche Daten das Unternehmen verarbeitet, zu welchem Zweck und wie lange, steht in der Datenschutzerklärung des Unternehmens, und Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch) machen Sie gegenüber dem Unternehmen geltend. Wir unterstützen das Unternehmen bei der Beantwortung. Dieser Abschnitt beschreibt, was wir für das Unternehmen tun, damit Sie wissen, was mit Ihrer Nachricht geschieht.

Kanäle

Ein Kanal wird nur genutzt, wenn das Unternehmen ihn gebucht und angebunden hat. Hat das Unternehmen die Ausgabe von Trusq für Berufsgeheimnisträger gebucht, stehen WhatsApp und Instagram nicht zur Verfügung.

Künstliche Intelligenz

Die Plattform enthält einen Assistenten, der mit künstlicher Intelligenz die Nachrichten bearbeitet, die ein Unternehmen erhält. Er wird von der Mistral AI SAS, 15 Rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich („Mistral AI"), über deren Plattform „La Plateforme" bereitgestellt, mit Hosting in der Europäischen Union. Wir nutzen das Sprachmodell Mistral Large, um Text zu schreiben und zu prüfen, und das Modell Mistral Embed, um Text mit der Wissensbasis des Unternehmens abzugleichen. Der Assistent tut, je nachdem, wie das Unternehmen ihn eingestellt hat, Folgendes:

Dafür werden der Betreff (bis zu 200 Zeichen) und der Text Ihrer Nachricht (bis zu 8.000 Zeichen) zusammen mit den passenden Auszügen aus der Wissensbasis des Unternehmens an Mistral AI übertragen. Anhänge, Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Gerät werden nicht an Mistral AI übertragen. Mistral AI verarbeitet die Daten nur nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), nutzt sie nicht zum Trainieren von Modellen und hostet sie in der Europäischen Union.

Eine vom Assistenten geschriebene Antwort ist in der ersten Nachricht einer Unterhaltung als automatisch erzeugt gekennzeichnet (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz). Kann der Assistent eine Anfrage aus den Inhalten des Unternehmens nicht beantworten oder ist er sich nicht sicher genug, übergibt er die Unterhaltung an einen Mitarbeiter des Unternehmens, und Sie erhalten eine Nachricht, die das sagt. Sie können jederzeit nach einem Menschen fragen. Der Assistent erteilt keine steuerliche, rechtliche oder medizinische Beratung. Ob und für welche Kanäle der Assistent aktiv ist, entscheidet das Unternehmen.

Rechtsgrundlage für das Unternehmen: das berechtigte Interesse des Unternehmens, die Nachrichten seiner Kunden schnell und einheitlich zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), oder der Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); das Unternehmen nennt die Grundlage in seiner eigenen Datenschutzerklärung. Für unsere eigenen Anfragen (Abschnitt 4) nutzen wir dieselbe KI auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unserem berechtigten Interesse an einer schnellen und effizienten Kundenkommunikation.

Aufbewahrung und Löschung in einem Arbeitsbereich

Wie lange ein Unternehmen Ihre Nachrichten aufbewahrt, legt das Unternehmen fest. In der Plattform stellt der Administrator des Unternehmens eine Aufbewahrungsfrist für gelöste und geschlossene Tickets ein; das Minimum sind 30 Tage. Erreicht ein Ticket diese Frist oder beantragt das Unternehmen die Löschung Ihrer Daten, erfolgt die Löschung in zwei Phasen, wie in Abschnitt 3 beschrieben: Kennungen werden sofort ersetzt, die verbleibenden Daten etwa 30 Tage später entfernt, und Sicherungen werden spätestens nach weiteren 30 Tagen überschrieben. Noch offene Tickets werden nicht automatisch gelöscht.

Unterauftragsverarbeiter

Für die Verarbeitung im Auftrag eines Unternehmens setzen wir folgende Unterauftragsverarbeiter ein: Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland), Mistral AI SAS (KI, Frankreich), WhatsApp Ireland Limited (WhatsApp, Irland, nur wenn gebucht) und Meta Platforms Ireland Limited (Instagram, Irland, nur wenn gebucht). Die maßgebliche Liste, einschließlich der Standorte der Rechenzentren, enthält der Vertrag über Auftragsverarbeitung mit dem Unternehmen; das Unternehmen wird informiert, bevor ein Unterauftragsverarbeiter hinzukommt oder ersetzt wird.